Workflow
Digitale und physische Kommunikationskanäle verschmelzen
Freitag 26. Oktober 2012 - "In spätestens fünf Jahren wird es bei vielen Unternehmen keine Grenzen zwischen digitalen und physischen Kommunikationskanälen mehr geben. Hybridlösungen wird dann jeder beherrschen müssen." Das prognostiziert Steffen Mahlmeister, Leiter Zentrales Client Management bei Swiss Post Solutions auf der Fachmesse für Dokumentenmanagement DMS EXPO in Stuttgart.
Immer mehr Unternehmen sourcen deshalb die gesamte Prozesskette im Dokumentenmanagement an erfahrene Dienstleister aus. Denn die eigene Infrastruktur ist oft noch nicht dafür ausgelegt, die verschiedenen Kommunikationskanäle wie E-Mail, Fax, Telefon und physische Briefe bereits an der Nahtstelle im Document Input miteinander zu vernetzen. „Hinzu kommt“, so Mahlmeister, „dass effizientes Record Management, d. h. automatisiertes Scannen und Erfassen der Dokumente, Inhouse oft an seine Grenzen stößt.“
Selbst wenn die Prozesse im Document Input optimal laufen, sind die technischen Voraussetzungen in vielen Unternehmen nicht mehr zeitgemäß und Skaleneffekte bleiben ungenutzt. Technologieführer SPS hat dafür jetzt innovative Lösungen entwickelt, die die Schnittstellen zu den ERP-Systemen der Unternehmen physisch und digital managen. Zum Beispiel E-Plattformen mit standardisiertem Interface für die Datenausgabe und standardisierte Datenaufbereitungsprozesse, die bis hin zum White Space Marketing (Nutzung freier Flächen im Dokument für Werbung) eine zuverlässige Produktion von physischen Dokumenten ermöglichen.
„Je nach Bedarf entwickeln wir für jedes Unternehmen individuell das komplette Prozessdesign und die Software für die verschiedensten Anforderungen“, so Mahlmeister. So lassen sich zum Beispiel durch die konsequente Digitalisierung Medienbrüche und Übertragungsfehler vermeiden. Der Vorteil: Die Effizienz steigt und Mitarbeiter in den Unternehmen werden von Arbeitsroutinen, die automatisch ablaufen können, entlastet. „Unser Ziel ist es, dass sich Unternehmen ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.“
Wie weit die verschiedenen Kommunikationskanäle miteinander verschmelzen zeigt das Beispiel von ePostSelect. Damit können Empfänger motiviert werden ihre Korrespondenz per E-Mail zu erhalten und über verschiedene Kanäle wie IncaMail oder De-Mail erreicht werden. Sicher, nachweisbar und vertraulich. Ein so genannter Dispatcher stellt bei ePostSelect automatisch die Weichen für die gewünschte Distributionslösung – digital oder physisch. Das steigert die Effizienz und spart Kosten bei der Produktion sowie beim Porto und trägt dazu bei die Umwelt zu schonen.
Größere Unternehmen wie die Deutsche Bahn setzten bereits international die neue Hybridlösung von SPS in Kombination mit der Secure-Mail-Lösung der Schweizerischen Post, IncaMail, in Personalprozessen ein. Für den Empfang der Lohn- und Gehaltsabrechnungen können die Mitarbeiter ihre bestehende private E-Mail-Adresse verwenden. Damit unterscheidet sich ePostSelect in Kombination mit IncaMail von anderen Lösungen, bei denen eine neue E-Mail-Adresse angelegt werden muss. „Die Akzeptanz der Empfänger ihre Personaldokumente künftig digital zu empfangen, ist hier besonders hoch, da die Mitarbeiter ihre bestehende E-Mail-Adresse weiter nutzen können“, sagt Alexander Schäfer, Mitglied der Geschäftsleitung für den Bereich Document Output bei SPS.
So wird IncaMail seit Jahren erfolgreich eingesetzt und wird in der Schweiz sogar von Behörden für den sicheren Versand von Dokumenten genutzt. Für die Deutsche Bahn hat die innovative Hybridlösung den Vorteil, dass die Mitarbeiter frei wählen können, wie sie ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen künftig erhalten möchten. Für die elektronische Zustellung müssen sie ausdrücklich ihre Zustimmung geben und sich vorab registrieren. Empfänger, die dies nicht wünschen, erhalten ihre Korrespondenz nach wie vor physisch per Post.
Bisher müssen sich Unternehmen bei den meisten am Markt angebotenen Systemen entscheiden, wie sie ihre Geschäftskorrespondenz distribuieren: entweder physisch per Brief oder digital per E-Mail. Zuverlässige und sichere Hybridlösungen wie ePostSelect, die beides gleichermaßen können, sind rar. „Zudem sind einige Hybridlösungen bisher nur schwer in bestehende IT-Lösungen der Unternehmen zu integrieren“, sagt Schäfer. „Bei ePostSelect muss der Versender nichts an den bereits bestehenden Prozessen ändern. Unsere Lösung hat den Vorteil, dass sie sich direkt über Druckdaten-Schnittstellen in bereits bestehende IT- und ERP-Systeme integrieren lässt. Das spart vor allem Migrationskosten, erhöht die Geschwindigkeit und spart in der Folge Porto- und Produktionskosten.“
Für die Hybridlösung ePostSelect laufen alle Fäden im Document Output Center von SPS in Dettingen zusammen. Hier selektiert der Dispatcher, ob die Informationen digital oder physisch verschickt werden sollen. Die physischen Briefe werden direkt im Document Output Center produziert und auf dem schnellsten Wege verschickt. „Unser Ziel ist es, dass sich sukzessive immer mehr Unternehmen für die innovative Hybridlösung entscheiden und ihre Prozesse weiter digitalisieren“, sagt Schäfer. „Weitere Versender profitieren dann von den bereits vorliegenden Registrierungen der Empfänger.“
