Aus den Unternehmen

Fehlende Prozesse und Automatisierung: 16 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche bremsen deutsche Beschäftigte aus

Mittwoch 21. Januar 2026 - Eine neue Studie von Ricoh Europe offenbart eine Kluft in deutschen Unternehmen: Führungskräfte erkennen, dass ein hoher Verwaltungsaufwand die Produktivität bremst und repetitive, manuelle Prozesse unnötige Risiken schaffen. Gleichzeitig scheint der Handlungsdruck jedoch auszubleiben, denn Mitarbeitende berichten weiterhin, dass administrative Belastungen sie von wertschöpfender Arbeit abhalten.

In ganz Deutschland beklagen Mitarbeitende und Entscheidungsträger, dass zu viel Zeit für unproduktive Aufgaben aufgewendet wird. Mehr als ein Drittel der Entscheidungsträger (35 %) glaubt, dass ihre Mitarbeitenden den größten Teil des Arbeitstags mit Verwaltungsaufgaben außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeit verbringen. 27 % der Arbeitnehmer stimmen dem zu. Tatsächlich verbringen Angestellte im Durchschnitt etwa 16 Stunden pro Woche1 mit den fünf in der Studie untersuchten Kernverwaltungsaufgaben (Dokumenten- und Dateiverwaltung, manuelle Prozessabläufe, Einholen von Freigaben, Informationssuche und Posteingangsverwaltung) – das entspricht etwa zwei verlorenen Arbeitstagen für Routineaufgaben. Kritisch ist zudem, dass weniger als die Hälfte (42 %) der Beschäftigten angibt, den Großteil des Arbeitstags mit wertschöpfender Arbeit zu verbringen.
 
Die Folgen sind weitreichender als nur der Produktivitätsverlust der Mitarbeitenden. Ein ineffizientes Dokumentenmanagement setzt deutsche Unternehmen einem Compliance- und Betriebsrisiko aus. So haben mehr als die Hälfte der Entscheidungsträger (61 %) und 45 % der Büroangestellten in den letzten fünf Jahren erlebt, dass jemand aufgrund veralteter oder falscher Informationen, die durch ineffiziente Systeme oder Prozesse verursacht wurden, einen schwerwiegenden Fehler begangen oder beinahe begangen hätte. Im gleichen Zeitraum gaben 59 % der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen einen Daten- oder Compliance-Verstoß im Zusammenhang mit schlecht verwalteten oder fehlenden Dokumenten erlebt oder knapp vermieden hat.
 
Tägliche Frustrationen verschärfen das Problem
Deutsche Mitarbeitende berichten von alltäglichen, vermeidbaren administrativen Frustrationen, die ihre Produktivität schleichend untergraben. Besonders häufig genannt werden die wiederholte Eingabe identischer Informationen in mehrere Systeme (42 %), die Verwaltung überfüllter Posteingänge (38 %), die Suche nach Dateien in mehreren Systemen oder auf gemeinsam genutzten Laufwerken (32 %) sowie die manuelle Aktualisierung von Reports (30 %). Diese Probleme können wertvolle Arbeitszeit kosten und die Arbeitsmoral beeinträchtigen.
 
Die Folgen sind eindeutig. So geben 25 % der Befragten an, dass der Verwaltungsaufwand ihre Produktivität einschränkt, und 22 % sagen, dass er ihre Kreativität einschränkt. Die Mitarbeitenden sind sich der positiven Auswirkungen einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands bewusst: mehr Freude an der Arbeit durch kreativere Aufgaben (34 %), erhöhte Wertschöpfung (29 %), schnellere Projektdurchführung (26 %), Lösung von mehr Kundenproblemen (25 %) und fundiertere strategische Entscheidungen (21 %).
 
Anhaltende Kluft und Untätigkeit
Trotz der Auswirkungen haben viele deutsche Arbeitnehmer das Gefühl, dass das Problem nicht vollständig erkannt wird. Mehr als ein Viertel (26 %) der Beschäftigten ist der Meinung, dass die Entscheidungsträger unterschätzen, wie viel Zeit durch Verwaltungsaufgaben verloren geht, während derselbe Prozentsatz der Meinung ist, dass die Arbeitsbelastung in der Verwaltung ungerecht verteilt ist. Beachtenswert ist, dass nur 24 % glauben, dass ihr Arbeitgeber sich aktiv um die Reduzierung ihren Verwaltungsaufwand kümmert. Dennoch stimmen 65 % der Entscheidungsträger der Aussage zu, dass neue Tools und Systeme die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen vereinfacht und den Verwaltungsaufwand verringert haben.
 
Fast die Hälfte (44 %)2 glaubt, dass Automatisierungstools, die sich wiederholende, manuelle Aufgaben beseitigen, den größten Einfluss auf ihr Unternehmen haben würden.
 
Ingo Wittrock, Regional Director Marketing Central & Eastern Europe und New Work Experte bei Ricoh Deutschland, sagt: „In deutschen Unternehmen klafft eine spürbare Lücke zwischen Wahrnehmung und Handeln. Mitarbeitende verlieren nach wie vor viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zwar erkennen Entscheidungsträger den Nutzen von Automatisierung, doch die anhaltende Zeitverschwendung zeigt, dass zu wenig umgesetzt wird. Die Verwaltungsbelastung bleibt somit ein strukturelles Problem und ein erheblicher Produktivitätsfresser. Unternehmen müssen jetzt handeln. Automatisierung verbessert nicht nur die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern schafft auch Freiräume für wertschöpfende Arbeit und reduziert Compliance-Risiken. Selbst einfache Schritte wie die Automatisierung des Dokumentenmanagements wären ein schneller und wirkungsvoller Gewinn.“