Workflow
Workflow spart Zeit und Geld
Mittwoch 01. April 2009 - Die Workflow-Zeit um den Faktor 3,5 gesenkt: Zu diesem Ergebnis ist der Verpackungsspezialist Ph. Hch. Keim GmbH durch die Vernetzung von HIFLEX MIS und Esko BackStage gekommen. Durch die erhöhte Effizienz bei der Produktion und einer Vielzahl von Automatismen können Aufträge schneller abgewickelt und so Kosten gesenkt werden.
Es ist inzwischen kaum mehr nötig, die Vorteile von JDF zu erläutern längst hat JDF seinen Stellenwert in der Welt der digitalen Integration, Vernetzung und Automatisierung unter Beweis gestellt. Von Anfang an waren HIFLEX-Kunden bei entsprechenden Projekten involviert: mehrstufige Druckereien ebenso wie auch klassische Vorstufenbetriebe und Verpackungsspezialisten.
Kaum ein anderer Bereich in der Druckindustrie hat es mit so zahlreichen Produktvarianten zu tun wie die Verpackung: unterschiedliche Formen, Größen, Farben oder Kodierungen. Zu dieser inhaltlichen und geometrischen Vielfalt kommen noch unterschiedliche Druckverfahren, was die Produktion einer Verpackung noch komplexer macht.
Die Ph. Hch. Keim GmbH aus Langen bei Frankfurt ist Dienstleister für die komplette Druckvorstufe von Verpackungen plus Produktionsmanagement im Offset- und Flexodruck. Gerade im technologisch anspruchsvollen Flexodruck treffen höchste Ansprüche an Design und Drucktechnik aufeinander. Hier bezeichnet sich Keim als Lösungspartner für Industrie, Agenturen, Handel sowie Druckereien und ist ein gesuchter internationaler Spezialist für die Vorstufe im Verpackungsdruck.
Vom Reprobetrieb zum Verpackungsprofi
Basis des umfassenden Know-hows des 1926 gegründeten Unternehmens ist das in den letzten Jahrzehnten erworbene Wissen in der Reproduktionstechnik mit all den technologischen Entwicklungssprüngen, die die Branche auf ihrem Weg vom Handwerk zur digitalen Produktion erlebte. Keim sorgt für die Integration aller am Druckvorgang beteiligten Prozesse bis hin zum Druckdaten-Management oder komplett ausgegliederten Prozessketten. Die Königsdisziplin im Verpackungsdruck, konsistente und in sich abgestimmte Farbwelten, hat Keim perfektioniert. Fundierte Erfahrungen im Umgang mit den verschiedenen Technologien, der Andruck auf Auflagenpapier, der Einsatz metallisierter PE-Oberflächen und die Verwendung von Sonder- beziehungsweise UV-Farben zählen ebenfalls zum Spezialwissen von Keim. Seit 1999 ist das rund 100 Mitarbeiter zählende Unternehmen ISO-zertifiziert und arbeitet gemeinsam mit Industrie, Agenturen und Handel als Partner an der Markenführung von Produkten.
Effizienz erhöhen
Datenarchivierung, die entsprechende Verwaltung und das schnelle Auffinden der Produktionsdaten im Archiv ist aufgrund der Vielfalt an unterschiedlichen Versionen im Verpackungsbereich eine mehr als anspruchsvolle Arbeit. Vor allem dann, wenn bei einer Auftragsstruktur von 600 Aufträgen pro Monat etwa 400 Jobs wiederkehrende Produktionen sind. Dem entsprechend muss ein effektiver Workflow mit verschiedenen Routinen ausgestattet sein, der archivierte Produktionsdaten schnell und einfach auffindet. Lange Zeit waren hierfür nur sehr limitierte Automatisierungsmöglichkeiten gegeben. Das Suchen und Finden von Datenbeständen in MOD-Archiven, auf Tapes und anderen Speichermedien nahm auf manuellem Wege pro Sachbearbeiter täglich gut und gerne eine Stunde in Anspruch.
Also suchte Keim eine Lösung mit dem Ziel, die Effizienz und die Automatisierung in Verwaltung und Produktion zu erhöhen und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit zu steigern. Dabei sollte das bestehende Produktionssystem von EskoArtwork weiter genutzt werden und mit einem MIS unter Einsatz von JDF vernetzt werden.
Nach umfangreichen Projekt- und Marktstudien fiel die Entscheidung auf das HIFLEX MIS aufgrund der umfangreichen Erfahrungen des Aachener Softwarehauses und der bereits realisierten Projekte mit JDF. Ebenso fiel bei der Entscheidung das einfach zu handhabende User-Interface und nicht zuletzt die Flexibilität des Auftrags-Managements ins Gewicht. Es ließ sich perfekt auf unsere Bedürfnisse anpassen, erläutert Geschäftsführer Thomas Keim.
Bidirektionelle Vernetzung
Im Oktober 2005 installierte Keim das HIFLEX MIS zunächst als administrative Lösung für die Auftragsverwaltung mit Kundendatenbank und flexiblem Dokumentenmanagement. Bereits dieser erste Schritt brachte erhebliche Erleichterungen. Da der Arbeitsablauf in der Verpackungsvorstufe den Kunden, Sachbearbeiter und Operator für die kreative Realisation eng in den Produktionsablauf einbindet, können Rückfragen aller Beteiligten nunmehr deutlich schneller beantwortet werden, nachdem zusammen mit dem HIFLEX MIS eine neue Organisations-Struktur eingeführt wurde. Bereits beim Erfassen des Auftrags wird ein Container mit Auftragsnummer angelegt, der auch alle späteren Daten der Produktion, die Korrespondenz via E-Mail oder JDF-Dateien aufnehmen wird.
Die Vernetzung des HILFEX MIS mit dem Produktionssystem Esko BackStage Scope 3 nach JDF-Spezifikation 1.2 startete im August 2006. Seither wird der gesamte Produktionsvorgang vom HIFLEX MIS angestoßen, das System greift auf die in der Datenbank hinterlegten Kunden- und Auftragsdaten zu und gleicht diese Daten mit denen auf dem Prepress-Server ab. Damit können beide Systeme (MIS und Produktionssystem) auf Basis der gleichen File-Struktur arbeiten. HIFLEX und Esko BackStage sind bidirektionell via JDF/JMF vernetzt.
Sobald die Inhaltsdatei in BackStage geladen ist, generiert Esko ein Preview-PDF, das automatisch an das HIFLEX MIS gesendet wird und Informationen darüber beinhaltet, wo der Job gespeichert ist. Aus dem PDF errechnet das HIFLEX MIS ein Vorschau-Bild, das im Auftragsbuch und bei allen Suchfunktionen dargestellt wird. Damit werden Verwechslungen nahezu unmöglich und das Auffinden der Daten erheblich erleichtert.
Automatische Archivierung
Seit August 2007 ist zudem die automatische Archivierung abgeschlossener Aufträge, die einmal wöchentlich durchgeführt wird, realisiert. Als nächster Schritt soll die Auftragsverfolgung noch weiter verfeinert werden. Mit der Archivierungs-Routine ist es nun bei Keim nicht länger notwendig, die Archivierung manuell durchzuführen. Das Archiv bietet Platz für 14 Terabyte Daten, so dass die Daten nicht mehr komprimiert werden müssen. Elegante Suchfunktionen wurden in das System integriert, mit dem nach den verschiedensten Kriterien wie Job-Name, Auftragsnummer, Kunde, Lieferdatum etc. gesucht werden kann. Das Suchen und Finden wurde deutlich schneller. Ein Mausklick im HIFLEX Auftragsbuch genügt, um direkt zu den archivierten Daten zu gelangen eine komplexe File-Struktur wird damit überflüssig.
Die Vorteile für Keim sind nach Einführung der digitalen Sachbearbeitung sowie Arbeitsvorbereitung und der Vernetzung mit dem Vorstufen-Workflow erheblich:
? Kundenanfragen können sofort beantwortet werden
? Erhöhte Effizient bei der Produktion
? Automatische Job-Generierung im HIFLEX MIS und damit keine Mehrfacherfassung
? Schnellste Suche und besserer Zugriff auf archivierte Daten
? Automatische Archivierung und zudem ein sicheres Auffinden der korrekten Daten
? Höhere Prozesssicherheit und kürzere Lieferzeiten
Alleine der administrative Aufwand beim Anlegen eines Jobs reduziert sich nach den Erfahrungen von Keim von 16 auf 5 Minuten. Betrug der gesamte Vorgang des Auftrags-Managements bisher 26 Minuten, werden jetzt nur noch 8 Minuten benötigt eine Reduzierung um den Faktor 3,25. Weitere 7 Minuten fallen durch das automatisierte Archivieren weg.
Insgesamt werden jährlich 2.160 Stunden eingespart: bei einem Stundensatz von 60,00 Euro für den Sachbearbeiter addiert sich dies auf 129.600 Euro im Jahr. Und was in Zahlen nur schwer zu beziffern ist: Das schnellere Reagieren bei Kundenanfragen erhöht zudem die Kundenzufriedenheit.
