Aus den Unternehmen

Vielfalt der Fachvorträge sind das Alleinstellungsmerkmal der DOXNET-Jahresfachkonferenz

Mittwoch 16. Juli 2025 - Die DOXNET-Jahresfachkonferenz im Kongresshaus Baden-Baden setzt jedes Jahr aufs Neue Maßstäbe. Die Anwender-, Grundsatz- und Herstellervorträge zu unterschiedlichsten Themen liefern eine inhaltliche Bandbreite, die in dieser Form einmalig sein dürfte. Vorgestellt werden innovative Technologien und Einblicke in Unternehmensabläufe, die darauf abzielen, Dokumentenprozesse effizienter, sicherer und flexibler zu gestalten. Der folgende Überblick liefert nur eine kleine Auswahl der vielfältigen Agenda der 27. DOXNET-Tagung.

„Barrieren weltweit aufheben“ war der Titel des Vortrags von Michael Adamitzki (ITERGO GmbH). „Barrierefreiheit geht uns alle an“, sagte der Experte und legte seinen Fokus auf die automatische Dokumentenerzeugung unter Berücksichtigung barrierefreier Ansprüche. Sein Aha-Erlebnis war, als er vom Blinden- und Sehbehindertenverband erfahren hat, wie sehbeeinträchtigte Menschen Dokumente lesen. Dies löste bei der ITERGO einen Prozess aus, der auch den Anforderungen des Corporate Designs gerecht werden musste. Detailliert beschrieb Adamitzki die einzelnen Schritte, die von der Idee bis zur Umsetzung berücksichtigt wurden: Angefangen von den EU-Vorgaben und daraus resultierenden langen Anhängen, die jeglichen Anforderungen an Barrierefreiheit widersprechen, bis hin zu DIN-Normen und Design-Vorgaben.
PDF/UA (PDF Universal Accessibility) ist in der Praxis der Standard für barrierefreie PDF-Dokumente bei der ITERGO, noch sei der Prozess nicht final abgeschlossen, „aber wir stehen kurz vor dem Gipfel“, sagte Adamitzki, der die Wichtigkeit betonte, auf diesem Weg auch die Kunden weiter im Blick zu behalten, die nicht sehbeeinträchtigt sind.
Über „Verpackung 2.0: Redesign automatische Verpackung und Frankierung von Paketen“ sprach Dr. Stefan Poscher von Datev. Ziel des von ihm vorgestellten Projekts war eine Verpackung ohne Folie, was etliche Vorteile mit sich bringt. Das Stapeln der Pakete übernimmt mittlerweile ein Roboter. Die erreichten Ziele der Verpackung 2.0: Kostenreduzierung, weniger Produktionsfläche, eine nachhaltige Lösung zur Verbesserung der CO2-Bilanz und eine Entlastung für die Mitarbeitenden durch den Einsatz von Robotern. Der Experte bilanzierte, dass sich der Wandel hin zur Verpackung 2.0 sehr gelohnt habe.
„Integration Kern-Mailfactory in bestehende BlueCrest Produktionsumgebung“ lautete der Titel des Vortrags von Martin Lemke (Daten_Partner GmbH). Der Referent hob hervor: „Es ist nicht alles Plug and Play.“ Wichtig ist vor allem das Wissen über die eigenen Systeme und Prozesse und: „Kommunikation ist alles“, wie Lemke es formulierte.
Auslöser für das von ihm vorgestellte Projekt war die Anforderung, dass auch im Kuvertierbereich auf Backup-Systeme gesetzt und eine „Dual Provider Strategie“ implementiert wird. Die Aufgabe war, eine Kern 3600 und eine Kern 2600 in die Abläufe bei Daten_Partner zu integrieren. In der Praxis war die Kern-Software also gefordert, im BlueCrest MRD Format zu lesen und zu schreiben: BlueCrest Insite stellt Daten zur Verfügung, Kern Mailfactory liest die Daten, verarbeitet diese und schreibt zurück. Den Rahmen haben die Experten von BlueCrest und Kern dann gemeinsam geschaffen. Redundanz bringt Sicherheit und ist die Basis für Kontinuität, Skalierbarkeit und Innovation. Das Resultat: Höchste Ausfallsicherheit, flexible Produktionssteuerung, gemeinsamer Standard mit smartem Übergang und eine zukunftssichere Investition in Technologie und Performance.
„Der Betrieb von Maschinen aus beiden Häusern bei Daten_Partner konnte nur gelingen, weil alle Beteiligten vertrauensvoll ihre Expertise eingebracht haben“, so Lemke. Letztlich habe sich gezeigt, dass das Leitmotiv „Innovation entsteht durch Austausch“ bei diesem Projekt von allen Akteuren gelebt wurde. „Diese offene Zusammenarbeit hat den Erfolg gebracht“, betonte Lemke.
Jens Hardt (AXA Konzern AG) beschäftigte sich in seinem Vortrag mit der Einführung/Migration eines CCM Systems in einer agilen Welt. „Die Einführung eines solchen Systems ist immer eine große Herausforderung und selten eindimensional“, sagte Hardt. „Doch es lohnt sich, die Veränderung anzugehen, weil sie unter anderem mehr Effizienz durch Automatisierung mit sich bringt. Jede Veränderung birgt allerdings auch Risiken, die es zu berücksichtigen gilt.“ Jens Hardt stellte verschiedene Modelle vor, wie ein solcher Prozess des Change Managements ablaufen sollte, unter anderem ging er auf das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin ein und stellte das 8-Phasen-Modell von John Kotter vor.
Mit Blick auf den bei der AXA durchgeführten Veränderungsprozess berichtete Hardt, welche Schritte dort bisher gegangen wurden und welche Struktur die Verantwortlichen dafür geschaffen haben. „Die Agilität, die bei uns gelebt wird, hilft“, umschrieb er das wichtigste Learning dieses Prozesses. Auch eine offene Kommunikation mit allen Beteiligten und Gremien sowie große Transparenz sind ein bedeutendes Learning. „Kommunikation hilft wirklich“, sagte der Referent, der als drittes Learning die Wichtigkeit betonte, dass es hilft, Veränderungen bewusst zu beginnen, zum Beispiel durch eine frühe Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die Auswahl der Anwender- und Grundsatzvorträge im Auditorium zeigte erneut die Vielfalt der Themen bei der DOXNET-Jahresfachkonferenz.
Das 1. OG im Kongresshaus ist traditionell die Bühne für die Hersteller-Vorträge, die interessante Einblicke in Unternehmensprozesse bieten. So referierte Sebastian Holzki (SET GmbH) über das Thema „Warum die letzten 5 % der Dokumente schwer zu digitalisieren sind – und wie es trotzdem gelingt!“. Das Szenario, das er aufwarf: Immer noch gibt es die kleinen Standort-Drucker, an denen Mitarbeiter einen Teil der Dokumente ausdrucken, was im Workflow oft zu Verzögerungen bei der Zustellung der Briefe an Kunden führt. Holzki zeigte Beispiele, wie vielfältig Formate ausfallen und wie stark sich Adresszeilen unterscheiden können, was weitere Schwierigkeiten mit sich bringt. Auch gescannte Dokumente erschweren den Workflow.
Um den Prozess zu standardisieren, gibt es ein System, das alle potentiellen Besonderheiten erkennt und Schritt für Schritt den Workflow vereinheitlicht mit dem Ziel, dass Briefe und Dokumente entsprechend der Vorgaben verarbeitet werden. „Verarbeitungseinstellungen und Anhänge sind dann kein Problem mehr“, sagte Holzki, der die verschiedenen Features vorführte und anschaulich die ordnende Hand dieses Systems aufzeigte.
In den insgesamt ein Dutzend Hersteller-Vorträgen ging es unter anderem um den Einsatz von KI, Evolutionen im Print Finishing und des Mailrooms und um weitere innovative Systeme und Abläufe in den unterschiedlichsten Unternehmen.

Damit hat auch die 27. Auflage der Jahresfachkonferenz das Alleinstellungsmerkmal des „DOXNET-Klassentreffens“ wieder eindrucksvoll unterstrichen: Mehr inhaltlicher Input in so kurzer Zeit geht nicht. Das Jahresmotto „Innovation entsteht durch Austausch“ wurde in Baden-Baden gelebt.