Weiterverarbeitung

Der Eingangspost auf der Spur

Mittwoch 21. November 2007 - Das Wareneingangskontroll- und Verteilsystem ArrivalXE von Pitney Bowes ermöglicht internen Poststellen eine lückenlose Posteingangskontrolle, Erfassung und Nachverfolgung vom Absender bis zum Empfänger.

ArrivalXE bietet den Zugriff auf alle Sendungsdetails vom Handheld oder Desktop aus – einschließlich Frachtführer, Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit der Zustellung sowie digitale Unterschriften.

Die Anzahl von Poststücken, die per Express-Sendung verschickt werden, steigt, und nicht selten ist die Zustellung an eine bestimmte Lieferzeit gebunden. Für Poststellenmitarbeiter ist das eine enorme Herausforderung und bedeutet viel Handarbeit: Sendungen müssen entgegengenommen, erfasst, sortiert und verteilt werden. Das neue Wareneingangskontroll- und Verteilsystem ArrivalXE von Pitney Bowes vereinfacht diese Schritte und gewährleistet eine lückenlose Posteingangskontrolle.
Der Handheld (PDC) erfasst alle Daten über einen Scanner und lädt sie in das ArrivalXE-System. Dort werden alle eingehenden Sendungen automatisch in einer Datenbank erfasst. Informationen wie Lieferzeit und Ort können direkt abgefragt werden. Manuelle Erfassungen entfallen. Die Poststellenmitarbeiter können anhand der erhaltenen Informationen Auslieferungen nach Dringlichkeit ordnen. „Dadurch werden Lieferzeiten optimiert und die Abrechnungen vereinfacht“, erläutert Jürgen Schuricht, Core Team Leader ArrivalXE, die Vorteile des Systems. „Außerdem sind Verantwortlichkeiten klar geregelt, da der Status jeder einzelnen Sendung per Zulieferort, -Datum oder -Zeit sowie Unterschrift nachvollzogen werden kann“, ergänzt der Produktmanager.

„Die Möglichkeit zur Verfolgung der Eingangspost wird von vielen Organisationen unterschätzt“, kommentiert Stefan Huth, Marketingdirektor bei Pitney Bowes. „Verschwundene, verzögerte oder falsch zugestellte Poststücke innerhalb des Unternehmens kosten Zeit und Geld und haben einen großen Einfluss auf Geschäftsprozesse. Wenn ein Poststück per Express oder Einschreiben versendet wird, dann sollte es nicht nur bis in die Poststelle, sondern bis zum tatsächlichen Empfänger als Express-Sendung behandelt werden.“

Immer up to date
Die Poststellenmitarbeiter sind zu jeder Zeit auf dem Laufenden über den Status einer Sendung: Wer hatte sie vorher? Wer hat sie jetzt? Wann wurde sie zugestellt? Fragen, die sich mit dem ArrivalXE in Sekundenschnelle beantworten lassen. ArrivalXE automatisiert die Flut der eingehenden Post, verkürzt die Zustellzeiten, und Sendungen lassen sich schnell und einfach nachverfolgen. Außerdem spürt das System fehlgeleitete oder verdächtige Postsendungen auf und kennzeichnet diese.

„ArrivalXE ermöglicht es Organisationen – vom Ein-Mann-Betrieb bis zu Poststellen, die die Post für mehrere Gebäude und Standorte bearbeiten müssen –, einen internen Lieferservice anzubieten“, sagt Jürgen Schuricht. Kommt eine Sendung an, wird der Empfänger sofort benachrichtigt. Die Mitarbeiter stellen die Sendungen zu und bekommt den Empfang per digitale Unterschrift quittiert. Diese wird später auf das ArrivalXE-System übertragen. In der Poststelle können Berichte wie zum Beispiel über unzustellbare oder beschädigte Sendungen generiert werden. Zusätzlich kann der ArrivalXE-Scanner bis zu vier Bilder pro Packstück erstellen, gewährleistet dadurch eine lückenlose Dokumentation und erhöht die Nachweisbarkeit für den Posteingangsbereich. Nicht nur sicherheitstechnisch ist das System eine gute Investition – es steigert auch die Produktivität in der Poststelle und der Mitarbeiter. „Unser Geschäft ist das Management von Ein- und Ausgangspost – ArrivalXE ist eine Ergänzung in unserem umfassenden Mailstream-Angebot“, ergänzt Stefan Huth.