Aus den Unternehmen

Prozessoptimierung und Prozesssicherheit in der vernetzten grafischen Produktion

Mittwoch 06. Juli 2005 - Die aktuellen Branchen- und Markttrends machen es überdeutlich: Die Optimierung interner und externer Prozesse mittels Vernetzung hilft Betrieben der Druckindustrie, den Branchen- und Marktrends erfolgreich zu begegnen.

Konsequenterweise rückte Creo, seit dem 15. Juni eine Tochtergesellschaft von Kodak, auf dem Print & Media Congress 2005 (22. und 23. Juni in Düsseldorf), das Thema der digitalen Integration und Vernetzung in den Mittelpunkt. Ganz auf der Linie des Veranstaltungsmottos „Druckindustrie in neuen Dimensionen. Visionen. Prozesse. Technologien.“ entwarf Stefan Steinle, Sales Manager Alps, Creo Deutschland GmbH, ein Vernetzungsszenario mit realem Praxisbezug. Er zeigte auf, wie sich mit heute verfügbaren Technologien Prozesse verschlanken und effizienter gestalten sowie viel Zeit und Kosten einsparen lassen. Nachfolgend die Quintessenz seiner stark beachteten Präsentation:
Unternehmen der Druckindustrie sind tagtäglich mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert: Die Preise stehen unter Druck, u. a. bedingt durch Überkapazitäten am Markt und die Konkurrenz der Niedriglohnländer. Kürzere Lieferfristen, steigende Qualitätsansprüche und die Erosion der Kundenloyalität tragen ein Übriges zur angespannten Situation bei.
Vor diesem Hintergrund erhebt sich für Unternehmer und Führungskräfte der Branche die Frage, welche Maßnahmen und Investitionen geeignet sind, um Kunden zu halten und neue Kundenkreise zu erschließen. Angesichts der heute bei Druck- und Weiterverarbeitungsmaschinen, aber auch den Systemen der Druckvorstufe erreichten Produktivität kommen Investitionen im Sinne von „höher – schneller – weiter“ dafür kaum in Frage.
Weitaus attraktiver sind für Kunden aus Industrie, Handel, Finanzwelt, Werbung und dem Verlagsbereich andere Dinge: Innovative Methoden der Projektabwicklung, die Auftraggebern erlauben, ihre Druckprodukte schneller auf den Markt zu bringen. Neue Möglichkeiten zur Ablaufoptimierung und Straffung von Korrekturzyklen und Freigabeprozeduren, die sicher und vorhersagbar zum gewünschten Ergebnis führen. Erreichbarkeit der Produktion in der Druckvorstufenphase, in der sich noch vieles kurzfristig ändern kann, rund um die Uhr. Oder eine klare, auf automatischer Betriebsdatenerfassung beruhende Angebots- und Rechnungsstellung, die den Interpretationsspielraum auf ein Minimum reduziert. Dazu bietet die vernetzte Produktion umfassende Möglichkeiten.

Kundenorientierte Prozessoptimierung
Die Vorteile zeigen sich bereits bei der Datenerzeugung auf der Kundenseite. Produktionsoptimierte PDF-Dateien werden idealerweise mit Synapse Prepare erzeugt. Diese Software nimmt dem Anwender in den verschiedenen DTP- bzw. Layoutprogrammen nicht nur die verwirrend vielfältigen Einstellmöglichkeiten zur PDF- oder PS-Generierung ab, sondern sie stellt auch vor dem Datenversand sicher, dass die Daten tatsächlich den Verarbeitungsparametern der Druckerei entsprechen. Das spart allen involvierten Parteien eine Menge Zeit und selbstverständlich auch Kosten.
Dann lassen sich die optimal konditionierten Dateien per Upload via Synapse InSite direkt in die digitale Druckvorstufenverarbeitung transferieren. Das Web-basierende Synapse InSite ist eine ideale Plattform, um Auftraggebern und Agenturen die auftragsbezogene Online-Kommunikation und -Kooperation zu eröffnen. Selbstverständlich hat der Kunde die Freiheit, mit der Druckvorstufe auf diese Weise 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche zusammenzuarbeiten.
Durch den zielgenauen Dateitransfer entfallen in der Druckvorstufe manuelle Kopiervorgänge und das Risiko möglicher Zuordnungsfehler, weil die Daten gleich in den richtigen Workflow-Auftragsordner kommen und sich sofort verarbeiten lassen – auch automatisiert.

Vernetzung treibt Workflow-Automatisierung voran
Primäre Anforderungen an einen Prepress-Workflow sind neben einer schnellen und zuverlässigen PDF-Verarbeitung ein möglichst hoher Automatisierungsgrad, Flexibilität zur Anpassung an spezifische Produktionsabläufe und die realisierbaren Schnittstellen zu anderen, in der Prozesskette ebenfalls eingesetzten Lösungen. Dabei ist es unumgänglich, in den digitalen Workflow sinnvolle Prüfkriterien einzubetten. Zum einen, um die internen Qualitätsstandards zu erfüllen, zum anderen, um die Prozesssicherheit zu gewähren.
Am Anfang des Workflows sollte dazu die automatisierte Überprüfung der Daten auf korrekte Verarbeitbarkeit stehen, der PreFlight. Je effizienter diese integrierte Kontrollinstanz funktioniert, desto effizienter lassen sich die Daten verarbeiten. Liegen keine Probleme vor, werden sie sofort an den nächsten Verarbeitungsschritt weitergereicht. Gibt es hingegen Bedarf, die Daten bzw. die Fehlermeldungen zu begutachten, sind diese bereits dem richtigen Auftrag zugeordnet. Nach automatischer Benachrichtigung von Vorstufenspezialisten oder Sachbearbeitern per E-Mail können diese, wenn nötig, die Daten dem Kunden wieder über Synapse InSite für Änderungen zur Verfügung stellen.
Nach der reprotechnischen Aufbereitung der Daten ist oft eine visuelle Proofkontrolle und Freigabe durch den Kunden erforderlich. In dieser Hinsicht bietet sich heute die digitale Alternative des Online-Softproofens an. Seit einiger Zeit gibt es Bestrebungen, das Softproofen auch farbverbindlich zu machen – mit Synapse InSite Color wird diese Möglichkeit ebenfalls angeboten. Die Vorteile aus Kundensicht sind stark beschleunigte Korrektur- und Freigabezyklen, die zusätzlichen Spielraum für einen späteren Schlusstermin vor dem Druckbeginn schaffen.
Synapse InSite trägt den realen Gegebenheiten der Abwicklung von Printmedienprojekten auch insofern Rechnung, als die Online-Kooperation ganzer Gruppen möglich ist. So können beliebig viele Beteiligte in interaktiven Korrektursitzungen die gleiche Datei, ja sogar den gleichen Bildausschnitt gemeinsam betrachten und besprechen. Gewünschte Korrekturen werden, für alle Beteiligte sichtbar, angezeichnet und beschrieben. Am Ende der Sitzung ist ein Protokoll abrufbar, das sämtliche Korrekturen auflistet und somit für alle Beteiligten Verbindlichkeit schafft.

Brückenschlag mit positiven Auswirkungen
Ein weiterer Vorteil der vernetzten Produktion ist die Möglichkeit, den Graben zwischen den produktionstechnischen und den administrativen Prozessen zu überbrücken. Durch das JDF (Job Definition Format) gibt es den „ultimativen Übersetzer“ für die Kommunikation zwischen allen Systemen.
Das Management-Informationssystem (MIS), auch Auftragsmanagementsystem genannt, fungiert meist als Schaltzentrale des Unternehmens, weshalb hier ein großes Optimierungspotenzial besteht. Die JDF-Vernetzung bietet den Vorteil, dass Kunden- und Auftragsdaten nur ein einziges Mal zu erfassen sind. In den meisten Fällen erfolgt dies bereits bei der Angebotserstellung im MIS. Erteilt der Kunde den Auftrag, kann der Vorstufen-Workflow vom MIS automatisch veranlasst werden, einen entsprechenden Auftrag und Auftragsordner anzulegen.
Von nun an werden relevante Daten zwischen der Produktion und dem MIS auf der Auftragsebene ausgetauscht. Dies beinhaltet auch Daten zur Kostenermittlung, insbesondere Verarbeitungszeiten und Materialverbräuche wie ausgegebene Proofs und Platten. Dabei kann automatisch differenziert werden, ob die anfallenden Kosten ein kalkulierter Bestandteil eines Auftrags oder Zusatzleistungen in Form von Autorkorrekturen sind.
Neben der Kostentransparenz eröffnet die Vernetzung zwischen MIS und Workflow weiteres Automatisierungspotenzial. Ab der Kalkulation des Auftrages liegen bereits Informationen über die Art der Verarbeitung sowie das benötigte Material und die zu belegenden Produktionssysteme vor. Somit kann das MIS beispielsweise das Ausschießen der Daten komplett steuern. Sobald alle Seiten einer Form freigeben sind, kann umgehend die digitale Druckplattenbebilderung angestoßen werden – ohne irgendeinen manuellen Eingriff.

Fazit
Die vernetzte Produktion bietet heute eine Fülle von Möglichkeiten, latentes Optimierungspotenzial auszuschöpfen und unternehmerische Ziele schneller zu erreichen. Eine entscheidende Voraussetzung ist, die vielfältigen theoretischen Vernetzungsmöglichkeiten mit dem praktisch Umsetzbaren abzugleichen und sich im Vorfeld Gedanken über die resultierenden Prozesse zu machen. Dabei gilt es die technischen Möglichkeiten der Prozesskontrolle für alle Produktionsschritte zu nutzen, um Qualitätsstandards einzuhalten.